2　文書取扱責任者は、課にあっては係長のうちから、担当にあっては主査のうちから課長又は主幹(以下「課長等」という。)が指名する者をもって充てる。

3　課長等は、文書取扱責任者を指名又は変更したときは、文書取扱責任者指名(変更)届(様式第1号)により総務課長に報告しなければならない。

2　総務課長は、各課等の文書事務の状況を随時調査し、適正な処理が行われるよう指導しなければならない。

3　課長等は、この規程に基づき常に文書の処理状況を明らかにして、文書事務の進行管理をしなければならない。

2　文書分類表により分類できない文書については、その都度当該文書に係る事案を担当する課等(以下「主管課等」という。)の長(以下「主管課長等」という。)が総務課長と協議して、分類記号を定めるものとする。

2　前項第1号から第3号までの規定により、文書を配付された主管課長等は、文書収受簿に必要事項を記入しなければならない。

3　総務課長は、郵便料金の未納又は不足の文書及び物品等があるときは、公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払い受領することができる。

4　ファクシミリにより着信した内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、収受の処理を行うものとする。

5　電子メール(組合代表メールに受信されたものに限る。)により受信した電磁的記録の内容は、総務課庶務文書係によって確認し、課メールにより転送又はメールを受信していることを各課の庶務を担当する係に口頭等で知らせるものとする。

6　電子メール(課のメールに受信されたものに限る。)により受信した電磁的記録の内容は、課の庶務を担当する係によって確認し、各係の当該文書の所掌事務担当者にメールを受信していることを口頭等で知らせるものとする。

7　前二項によるメールの受信を確認した各課の庶務を担当する係又は各係の当該文書の所掌事務担当者は、課長が文書決裁(文書収受決裁による起案)を必要と認めるものについては、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなす。

2　職員が出張先で受領し、又は総務課以外の課等が直接受領した文書及び物品等は、帰庁しだい前条の規定に準じて処理しなければならない。

3　総務課長は、第1項の規定により引き継いだ文書及び物品等は、前条第1項に規定する手続により、収受及び配付するものとする。

2　前項の規定により受領した文書の収受は、第10条第1項第1号に規定する収受の手続に準じて行うものとする。

2　総務課長は、前項の規定により文書の返付を受けたときは、速やかに処理しなければならない。

2　文書の処理は、課長等及び文書取扱責任者が中心となり、常に迅速な処理に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

3　文書は、原則としてA4判の大きさの紙を縦長に用い、横書きすることとし、記載手段は、特別の必要があるものを除き、黒色のインクを用いてのペン若しくはボールペンによる手書き、ワードプロセッサー若しくはパーソナルコンピュータの出力による印字、タイプライター打ち又はそれらのものの印刷若しくは複写によるものとする。ただし、法令等の規定により横書きができないもの、他の官公署で様式が縦書きに定められているもの及び管理者が横書きにすることが不適当であると認めたものは、この限りでない。

4　文書の用語、用字等は、常用漢字及び現代仮名遣いとし、字体は、丁寧に書き、文章も一読して理解できるよう平易かつ簡潔なものとしなければならない。

5　誤記の訂正をするときは、その箇所に二本の線を引いて訂正印を押し、その上側に正しい文字を記入するなど、疑義の生じないようにしなければならない。

2　前項の規定により、文書の引継ぎを受けた文書取扱責任者は、自ら処理する文書を除くほか、直ちに事案を担当する係長又は主査(以下「係長等」という。)に引き継がなければならない。

3　前項の規定により、文書の引継ぎを受けた係長等は、自ら処理する文書を除くほか、事案を担当する職員(以下「事務担当者」という。)をして速やかに処理させるとともに、その処理の経過及び結果を報告させなければならない。

2　供覧は、第19条に規定する起案の手続に準じて行うものとする。

2　事務担当者は、前項により引継ぎした文書を指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、課長等の承認を得て期日を延長することができる。

2　施行期日の予定される事案は、必要な審議及び審査の機会が失われないよう余裕をもって起案しなければならない。

2　収受文書に基づいて処理するものには、必ず当該収受文書又はその写しを添付しなければならない。

2　組合議会に提出する議案は、主管課等において原案を作成し、起案文書にその要旨及び提案の理由を記載した上で起案しなければならない。

2　主管課長等は、前項の請願書等の送付を受けたときは、速やかに処理方法、対策等を決定し、管理者の決裁を受けなければならない。

2　起案文書の事案が特に重要なもの、秘密に属するもの、緊急の処理を要するもの又は特に説明を要するものについては、起案者又は課長等若しくは課長等の指定する者が持ち回って決裁責任者の決裁を受けなければならない。

3　管理者の決裁を受ける起案文書は、特別なものを除くほか、総務課において取りまとめ、決裁の手続をとらなければならない。

4　決裁を受けた起案文書(以下「原議書」という。)で、前項に規定する手続を経た原議書は総務課において、その他の原議書は主管課等において原議書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

5　総務課において決裁年月日を記入した原議書は、直ちに主管課等へ返付しなければならない。

2　合議は、最も関係の多い課等から順次行うものとし、起案文書の合議欄にはその順序に合議先を表示するものとする。この場合、必要に応じて前条第2項の規定を準用する。

3　合議を受けた課長等は、直ちに当該事案を検討し、特別な事情があるものを除き速やかに同意不同意を決定し、起案文書の所定欄に押印しなければならない。

4　前項に規定する検討の結果、異議があるときは、主管課長等と協議し、協議が調わないときはその旨を付して上司の指示を受けなければならない。

5　合議をした事案が当初と異なって決裁されたとき、又は廃案となったときは、主管課長等はその旨を合議先に通知しなければならない。

6　課長等は、合議を必要とする事案を起案するときは、あらかじめ関係する課長等と協議するよう努めなければならない。

2　審査は、書式、文体、用語及び用字について行うとともに、法制、行政及び財政の見地からの審査を併せて行うものとする。

3　前項に規定する審査の結果、軽易なものは訂正し、訂正すべき箇所が多数ある場合又は疑義ある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

4　審査の順序は、次に掲げるところによる。

5　審査を行う者は、審査が終わったときは起案文書の所定欄に押印しなければならない。

2　課長等は、前項に規定する以外の原議書のうち施行を要するものは、原議書の所定欄に施行年月日を記入の上、直ちに施行の手続をとらなければならない。

3　総務課長は、第1項の規定による原議書の回付を受けたときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な対内文書及び対外文書で「事務連絡」として処理するものについては、発信者名として課長名又は役職名を用いることができる。この場合において、次条の規定は適用しない。

2　公印の使用は、特に認めた場合を除き総務課長が指定する総務課内の場所において行い、公印を使用する者が自ら公印使用簿に所要事項を記入するものとする。

3　公印規則第9条に規定する文書については、割印を省略することができる。

2　郵送は、郵便切手又ははがきを使用するものとし、郵便切手等使用簿及び文書発送簿に必要事項を記入の上、発送しなければならない。

3　ファクシミリ及び電子メールにより送信する文書は、その送信をもって文書の発送とみなす。

4　文書を発送した者は、原議書の所定欄に押印しなければならない。

2　重要な文書は、災害に際していつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3　永年保存の文書については、10年ごとに当該文書の保存に関係する課長等と総務課長が協議して、引き続き保存する必要があるかどうか調査し、保存する必要がないと認めた文書は、廃棄するものとする。

4　次に掲げる文書は、永年保存とする。

5　次に掲げる文書は、10年保存とする。

6　次に掲げる文書は、5年保存とする。

7　次に掲げる文書は、3年保存とする。

8　次に掲げる文書は、1年保存とする。

2　課長等は、前項に規定する共通文書保存年限表に基づき課等文書保存年限表を作成し、事務局長の承認を得なければならない。

3　前2項に規定する保存年限表の作成に当たっては、前条に規定する文書保存年限基準に基づき、その重要度、利用度等を十分考慮し、必要最小限の年数にするよう留意しなければならない。

4　課長等は、特別の事情により、第1項及び第2項の規定により定めた保存年限表の保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは、事務局長の承認を得て1年を単位として当該文書の保存年限を延長することができる。

2　課長等は、前項により指定した常用文書を常用文書目録(様式第14号)により整備しておかなければならない。

3　課長等は、毎年度始めに前項に規定する常用文書目録の写しを総務課長に提出しなければならない。

2　課長等は、書庫の置換えが終了したときは、保存文書目録の写しをもって、総務課長に報告しなければならない。

3　第37条の規定により指定した常用文書は、常用期間が満了する年度末又は年末までは書庫への置換えを行わないものとする。

2　秘密扱い文書については、閲覧及び貸出しを禁止する。ただし、主管課長等が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3　保存文書の貸出し期間は、1週間以内とする。ただし、長期にわたり貸出しを要するときは、第1項の保存文書利用申請書により総務課長の承認を得て、必要な期間貸出しを受けることができる。

4　貸出しを受けた保存文書は、庁外に持ち出し、他に転貸し、又は抜取り、追補、抹消、差し替え、訂正をしてはならない。

2　前項の規定により廃棄しようとする文書について、廃棄の方法等について特別の措置を必要とするもの又は法令等の改正により保存年限の延長を必要とするものがあるときは、総務課長と協議して適切な対応を行うものとする。

3　課長等は、永年保存の文書以外の文書で保存年限が満了する前に保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書について、総務課長と協議して廃棄することができる。

4　廃棄する文書のうち、秘密保持を要するもの、印影を他に利用されるおそれのあるもの又は庁外に搬出することが適当でないと認められるものは、関係職員立会いのもとに裁断、焼却等の方法により適切な処置を取らなければならない。

2　総務課長は、前項に規定する報告書に基づき事務報告書を編さんする。

1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現に保存中の平成9年3月31日以前に完結した文書の取扱いについては、保存年限を除くほか、なお従前の例による。

3　この訓令の施行前に行われた文書の取扱いに関する手続その他の行為は、この訓令による相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

4　この訓令の施行の際、現に使用中の簿冊及び様式の用紙で残存するものは、必要な改定を加え、当分の間、なお使用することができる。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年5月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年6月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。